Lämna in material

Vad ska sparas och vad ska gallras?

Här ska vi försöka reda ut vad som bör sparas och vad som kan kastas utan att betydelsefull information går förlorad. Huvudregeln är dock att det material som producerats av föreningen själv alltid är värt att bevara.

Alla föreningar arbetar inte med samma typ av handlingar men vissa dokumenttyper bör alltid sparas:

Protokoll. Den egna föreningens protokoll skall givetvis bevaras, inklusive eventuella bilagor. Bevara i första hand de bevittnade originalen och använd gärna arkivbeständigt papper.

Verksamhets- och revisionsberättelser. Skall bevaras i original och gärna även ett ”läsexemplar”. Dessa handlingar ger en utmärkt bild av hur verksamheten har bedrivits under året.  

Utgående skrivelser. En kopia av utgående skrivelse, rapport eller cirkulär sparas.

Medlemsförteckningar och matriklar. Viktigt inte minst av praktiska skäl men även för de framtida släktforskarna. Även inventarieförteckningar, biblioteksjournaler osv. räknas hit.

Inkomna skrivelser, korrespondens och rapporter tex. rapporter från lokalavdelningar till distriktsorganisation. 

Räkenskaper. Alla typer av räkenskapsböcker som huvud-, kassa- och dagböcker. Även äldre verifikationer och verifikationer de år något speciellt har hänt i föreningens verksamhet som jubileum, egna tävlingsarrangemang eller dyl. Man kan även behålla verifikationerna i tioårsintervaller (1960, 1970 osv.)
Självfallet sparas verifikationer i de fall då övriga räkenskaper saknas. Tänk på att inte förvara ex. viktiga personalhandlingar tillsammans med utgallringsbart material. Lönekort och anställningsbevis kan vara viktiga med tanke på försäkrings- och pensionsfrågor.

Övrigt. Historiker, jubileumsskrifter och egen upprättad statistik samt handlingar rörande fastigheter, personal och annan dokumentation som rör föreningens verksamhet. Hit hör även fotografier, tidningsklipp, egenproducerade trycksaker som affischer, vishäften, annonser m.m. Kartor, ritningar, fanor och standar är givetvis också de viktiga att bevara.

Vilka typer av handlingar är det då som kan gallras ut?
Dokumenttyp                                                        Bevaras                Utgallras
Inkomna cirkulär från riks- och                                       Vid in aktualitet
distriktsorganisationer. Obs! Cirkulär från
centralt håll, som har lett till någon slags
aktivitet i föreningen skall däremot bevaras

Trycksaker och reklam som inte är producerad av                    Vid in aktualitet
den egna föreningen

Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger                   Vid in aktualitet

Rekvisitioner, frakt- och följesedlar                                 Vid in aktualitet

Månads- och kvartalsrapporter, om motsvarande                    Vid in aktualitet
information finns i årsrapporten

Verifikationer, om övriga räkenskaper finns bevarade      7 år

Dubbletter och kopior, om originalen finns                      Vid in aktualitet

Ej ifyllda blanketter och formulär                                   Vid in aktualitet

Kladdar och minnesanteckningar                                    Vid in aktualitet 

Hur går det till att lämna in arkivhandlingar?

För arkiv från Medelpad ringer du 076-117 87 60 för att bestämma dag, tid och plats för leverans. Inlämningen sker på Kommunhuset, Norrmalmsgatan 4 i Sundsvall. Om det är svårt att nå oss så kontakta arkivchefen på 076 1196520.

För arkiv från Ångermanland ringer du 076-779 85 75 för att bestämma dag och tid för leverans. Inlämningen sker på Arkivcentrum Nord (Majorsgränd 4) i Härnösand. Om det är svårt att nå oss så kontakta arkivchefen på 076 1196520.